maanantai 7. marraskuuta 2011

Alkumatkalla kohti yhteisöllistä sosiaalista intranettiä



Tämän blogin lukemisen voi aloittaa tekemällä vieressä olevan sosiaalisen median pikatestin.

Sen avulla voi arvioida niin omaa kuin työyhteisönkin yhteisöllistä 
online- työskentelyn osaamista.

Kuvion keskellä on sininen nuoli, jonka alapuolella (0- tasolla) ovat sellaiset henkilöt ja/tai työyhteisöt, jotka eivät ole mukana sosiaalisen median online- yhteisöissä.

 Autolla ajamiseen verrattuna he ovat niitä henkilöitä, jotka mielummin katsovat kadunkulmasta, kun SOME- työläiset ajelevat paikasta toiseen "kulkupelillä", joka vaikuttaa aivan liian nopealta ja turvattomaltakin. Tuon menopelin opetteluun sivusta seuraajalla ei ole aikaa, sillä mielummin hän kävelee yksin perille. Toki hän voi yhdessä muiden yksin kävelijöiden kanssa kokoontua kadun kulmiin  kokoustamaan ja ihmettelemään tätä maailman menoa, kun mihinkään uuden oppimiseen ei ole enää aikaa.

1- tason SOME- epäilijät ovat niitä jotka ovat menneet mukaan SOME- yhteisöihin, mutta heillä ei ole vielä rohkeutta osallistua. Autolla ajamiseen vertailussa tämä tarkoittaa sitä, että istutaan autossa paikallaan ja katsellaan, kun muut huristelevat autoillaan ympäriinsä. 

2- tason SOME- kokeilijat rohkenevat osallistua useisiin some- yhteisöihin ja ovat läsnä lähes koko ajan päivittämällä omia profiileja ja kommentoiden muiden päivityksiä. Autolla ajamisen opetteluun verraten nämä SOME- kuskit ajelevat, sillä on ajettava, jotta saa riittävän tuntuman ajamiseen mokineen päivineen niin, että ajaminen alkaa tuntua turvalliselta. 

3- tason SOME- talkoolaiset tietävät, miten monenlaisiin tarkoituksiin somea voi käyttää edistämään yhteisöllistä työskentelyä. He osaavat säädellä omaa läsnäoloaan eri yhteisöissä. Autolla ajamiseen verraten, heidän ei tarvitse jatkuvasti ajaa, sillä auto voi seistä myös pihalla, koska ajaminen ostaan. Toisaalta he ovat oppineet hyödyntämään online- työskentelyä niin, että auto voi todella seisoa pihalla, kun osataan työskennellä online ja turhilta nenäkkäin kokouksilta vältytään ja samalla edistetään kestävää kehitystä

Edellä ollut SOME- osaamisen testi toimikoon orientaationa tämän blogin varsinaiselle teemalle eli sosiaaliselle intranetille. Pidin viime viikolla SOME- info päivän, jossa sai kysyä "kaikkea, mitä on aina halunnut tietää somesta. muttei ole kehdannut kysyä". Puualan neuvottelukunta kysyi, mikä olisi sopiva some- työkalu pitää yhteyttä asiakkaisiin eli opiskelijoihin ja vastaukseksi löytyi Facebook- yhteisö. Näyttötutkintotiimi halusi kehittää sisäistä viestintää organisaation sisällä ja some- työkaluksi löytyi Yammer

Päivän viimeinen SOME- kyselytunti oli avoin kaikille koulutuskonsernissa ja myös omille FB- kavereille. Paikalla oli noin 15 henkilöä. Keskustelussa nousi esille seuraavia asioita SOMEsta:

·  Koulutuskonsernin intranet on hyvin passiivinen. Koulutuskeskus Salpauksessa on käytetty vuoden verran Yammeria (salpaus.fi –käyttäjäryhmä n. 170 henkilöä). Konsernin johtoryhmä on päättänyt, että intranettiä aletaan kehittämään. Pilottiryhmänä toimii Aikuiskoulutus ja työelämäpalvelut (AITY) –toimialan johtotiimi ja Datatiimi.
·         Sosiaalinen intranet on tulevaisuuden väline, jolla pyritään korvaamaan yrityksen sisäinen sähköpostiliikenne. Tiedostoja ei tarvitse lähettää, vaan ne ovat kaikkien saatavilla tietystä paikasta. Työ saadaan läpinäkyväksi ja se vähentää päällekkäistä työtä.
·         Mikä on henkilön rooli sosiaalisen median käyttäytymisessä, miten painavina mielipiteitä pidetään ja kuinka tunteen osuus kanssakäymisessä välitetään vrt. henkilökohtainen tapaaminen?
·         Viestin välittymisessä on kyse ihmisestä, jos henkilö on töykeä sähköisesti, hän on sitä myös oikeassa elämässä. Tekstin kirjoittaminen vaatii harjoittelua, jotta positiivinen viesti saadaan välitettyä edelleen. Kuvien ja videoiden käyttöä tulee lisätä.
·         Sosiaalinen media on tullut jäädäkseen. Nuoriso käyttää sosiaalista mediaa jatkuvasti ja myös yritysten on päästävä siirtymään sinne. Sosiaalinen media ei ole pelkkä ajanviete, vaan työväline.
·         Sosiaalinen media ei ole vielä kovin vakuuttava yritysten näkökulmasta. Kun löydetään keinoja markkinointiin ja kohderyhmiin, välineestä tulee luotettava. Se on kuitenkin pitkän ajan prosessi.
·         Sosiaalinen media lähtee henkilökeskeisyydestä. Opetukseen tarvitaan paljon esimerkkejä siitä, miten yritykset oikeasti hyötyvät sosiaalisesta mediasta.
·         Kommunikaatiokyky- ja halu on viestinnän perusta. Jos prosessi ei toimi ilman työkalua, se ei parane työkalun käyttöönotolla. Tunteiden mukana olo ei välity samalla tavalla kuin henkilökohtaisessa kanssakäymisessä.
·         On sovittava pelisäännöt organisaation ja työyhteisön näkökulmasta, mihin sosiaalinen media sopii ja mihin ei sovi. Asiaa on tarkasteltava organisaationa, jolloin sosiaalisen median hyväksyttävyys työkaluna saavutetaan.
·        Toiveena on saada koulutuskonsernille sosiaalinen intranet.
·       Sosiaalisen median käyttöönoton tulee lähteä tarpeesta, ei ylhäältä annettuna.
·         Tarvitaan työkulttuurin yhteinen päätös, johon kaikki sitoutuvat. Sovellukset ja palvelut on helppo ottaa käyttöön, mutta työkulttuurin muuttaminen on paljon vaikeampaa.
·         Tiedon jakamisen sosiaalisessa mediassa pelätään hävittävän omaa erikoisosaamista. ·         Asiantuntijaorganisaatiossa ei haluta tällä hetkellä käydä keskusteluja sosiaalisessa mediassa, vaan koetaan ettei ole aikaa.
·         Ovatko nykyiset välineet olemassa enää tulevaisuudessa? Sosiaalisen median käytössä on huomioitava mm. tietoturva- asiat
·         Käyttömahdollisuudet ovat niin laajat, että välineiden valinta on tehtävä asian mukaan. Uusia ohjelmia ja sovelluksia tulee koko ajan käyttöön, koetaan ettei sosiaalisille medioille ole enää tilaa eikä aikaa.
·         Työ tulee muuttumaan yhä enemmän offline- ja online– työskentelyksi. Nuoret jopa valitsevat työpaikkojaan sen mukaan, millaiset tietokoneet ja menetelmät niissä on käytössä. Monella on kotona paremmat työvälineet, kuin työnantaja pystyy tarjoamaan. Tällöin joillakin aloilla kotona työskentely voi olla vaihtoehto?
·         Sosiaalinen media tarjoaa keinon tiedon ja osaamisen jakamiseen, josta seuraa läpinäkyvyys organisaatioissa.
·         Mihin suuntaan ollaan menossa henkilöstön kehittämisessä? Työkalu on valittava tarpeen mukaan ja henkilöstö on myös koulutettava.
·         Kun organisaatio on kunnossa ja eri portaat luottavat toisiinsa, johtamisjärjestelmä toimii. Tämän jälkeen on mahdollista aloittaa keskustelu esim. luottamushenkilöiden ja virkamiesten välillä online – yhteisöissä.
·         Yrityksissä vaaditaan rohkeutta laitta esim. jokin epäkohta kaikkien näkyville. Valittaminen on helppoa, päinvastoin pitäisi tehdä ratkaisevia ehdotuksia asian parantamiseksi. Toisaalta, jos asia on tuotu esille, joku toinen voi keksiä siihen ratkaisun.
·         Sosiaalinen media mahdollistaa tuotekehittelyn yhdessä asiakkaiden kanssa.
·         Organisaation näkökulmasta sosiaalisen median käyttö on suunnitelmatonta ja yksittäisten henkilöiden intressistä. Pelisääntöjä on olemassa, mutta onko pidemmälle menevää suunnitelmaa? Esimerkkeinä Puolustusvoimat ja Metsähallitus, joissa pelisäännöt ja haltuunotto on sidottu strategiaan.
·         Ihanne ei ole se, että ihmiset pyörivät omissa työyhteisöissään, vaan se, henkilöstö on mukana monenlaisissa verkostoissa.
·         Mikä on tarkoitus: yksilön arvon kehittäminen vai organisaation arvon kehittäminen? Onko sosiaalinen media yksilön vai organisaatioiden ryhmien työväline?
·         Onko esim. Facebookin käyttö sallittua työaikana? Pelisäännöt on luotava
·         Etätyö toimii työssä, jossa työn tuloksia voidaan mitata. Kaikissa työtehtävissä se ei kerta kaikkiaan käy.
·         Miten saamme organisaatiossa henkilöstön mukaan ja innostumaan? Ensin on määriteltävä tarve. Jos se on asia, josta henkilö näkee selkeästi konkreettisen hyödyn, se ei tarvitse sen kummempia perusteluja. Asiantuntijoita tarvitaan aina. Joku enemmän välineisiin perehtynyt voi neuvoa ja opastaa muita.
·         Organisaatiossa on tehtävä suunnitelma: mitä hyötyä tulee, mitataan tulokset, määritellään tavoitteet ja kartoitetaan hyödyt ja nimenomaan tulevaisuuden hyödyt. Asiakkaiden välineet tulee tietää, jotta osataan markkinoida oikein.
·         Jos organisaation korkeimman johdon panostus ei heijastu henkilöstöön, ei uskottavuutta saavuteta ja projektin läpimeno ei menesty. Läpivieminen on kommunikointia ja valintojen tekemistä.  Sanaa muutos on vältettävä, vaan puhuttava kehityksestä.
·         Tiettyjen osa-alueiden esim. tuotekehittelyssä on tehtäviä, joita on hoidettava ns. ”salassa”. On kuitenkin paljon työtehtäviä, joissa jakaminen kannattaa. Esimerkiksi konsernin tulostavoitteet ja tulokset eri tulosalueiden, toimialojen jne. osalta voisi olla kaikkien nähtävissä. Kaikkien ei tarvitse koskaan tietää kaikesta, mutta tietynlainen läpinäkyvyys helpottaa yhteistyötä. Nykyisessä organisaatiossa yhteistyön tekeminen on vaikeaa, koska täällä eletään omissa lokeroissaan.
·         AITY toimii pilottina sosiaalisen intranetin kehittämisessä. Sharepoint-intra pilottiversio on tekeillä. Vastarinta pienenee todennäköisesti, jos kehittämistyötä tehdään avoimesti, pidetään työpajoja ym. jossa käyttäjien kommentteja ja käyttökokemuksia voidaan käsitellä ennen päätöksen tekemistä ja yritetään saada henkilöstö innostumaan. Sharepointi on ollut kehittämisvaiheessa konsernissa jo vuosia. Se on monipuolisempi kuin Yammer ja kytkeytyy muihin konsernin järjestelmiin. Joulukuussa pilotointi alkaa ryhmällä, joka jo osaa sitä käyttää ja myöhemmin toisella ryhmällä, joka ei osaa käyttää. Yammerin käyttöä jatketaan ainakin siihen asti, kun Sharepoint todellisena yhteisöllisenä sosiaalisena intrana.

Paljon siis keskusteltiin ja monia näkökulmia SOME- työskentelystä tuli esille. Mutta edelleen on paljon kysyttävää somen käyttömahdollisuuksita työ- ja johtamisvälineenä. Olen jo  jo aikaisemmin kirjoittanut blogin ihanteellisesta sosiaalisesta intranetistä, kun yritin hahmotella sitä suuntaa, mihin yhteisöllisellä online- työskentelyssä organisaatiossa pyritään. 

Sovimme viime viikon SOME- työläisten kyselytunnilla, että jatkamme kyselytunteja myös jatkossa kerran kuukaudessa eli jokaisen kukauden ensimmäisenä keskiviikkona.

Seuraavan kerran SOME- työläisen kyselytunti on ke 7.12.11 klo 15-16. Paikka on Tuoterenkaan tiloissa Kiveriön Kabinetti, Kiveriönkatu 34.

Tervetuloa keskustelemaan ja kyselemään SOMEsta sekä minulta että opettaja Ari Salorannalta. Keväällä on luvassa kyselytunti myös online- versiona.